Althays
Lors de notre événement annuel “Digitalisation & Productivité” qui s’est tenu à Strasbourg en décembre dernier, nous avons saisi l’occasion de donner la parole à divers acteurs clés impliqués dans ce processus de dématérialisation. Adrian Crespy, Responsable commercial chez YOOZ, notre partenaire éditeur de solutions d’automatisation et de dématérialisation de factures fournisseurs, nous partage son expertise sur les 6 points essentiels pour une mise en place d’un outil de dématérialisation de facture au sein de votre entreprise.
Du côté des utilisateurs, Christophe Sprinnhirny, Directeur Administratif et Financier de Mutualité Française Alsace, a témoigné de son expérience pratique avec la solution YOOZ. Enfin, pour offrir une vision complète et nuancée, nous avons également interrogé Timothy Estanove, notre expert en dématérialisation et digitalisation, afin d’apporter des éclairages précieux sur l’intégration de ces nouvelles technologies au sein des entreprises.
Ce triptyque vous fournira une vision à 360 degrés sur la dématérialisation de la facture, en explorant les perspectives des éditeurs de solutions, des utilisateurs finaux et des intégrateurs de technologies au sein des entreprises.
La facture électronique vue par l’utilisateur
Christophe Sprinnhirny est le Directeur Administratif et Financier de Mutualité Française Alsace, une entité qui joue un rôle crucial dans le secteur de la santé et du médico-social en France. La mutuelle gère divers centres dentaires, optiques et d’audition, et intervient également dans le milieu médico-social en administrant des Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD).
Face aux défis posés par une solution de dématérialisation de facture existante mais insatisfaisante, Mutualité Française Alsace a décidé de se tourner vers une solution plus adaptée à ses besoins spécifiques. Ce projet a été confié au Groupe Althays. La solution initiale, bien qu’existante, n’offrait pas les fonctionnalités nécessaires pour répondre efficacement aux exigences de l’organisation.
Les bénéfices de la solution de dématérialisation YOOZ
Christophe Sprinnhirny décrit les nombreux avantages que Mutualité Française Alsace a tiré de la mise en place de la nouvelle solution de dématérialisation de factures YOOZ :
- Gains de productivité :
La nouvelle solution a permis d’améliorer significativement la productivité de l’entreprise. En automatisant de nombreuses tâches répétitives et chronophages, les équipes peuvent désormais se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Préparation aux obligations légales :
En adoptant cette solution, l’entreprise se prépare efficacement aux nouvelles obligations légales en matière de facturation électronique. Cette anticipation permet de réduire les risques de non-conformité et de s’assurer que toutes les opérations sont réalisées dans le respect des futures régulations.
- Gestion des contraintes comptables :
L’une des fonctionnalités clés de la solution YOOZ est sa capacité à gérer toutes les contraintes de comptabilisation, y compris la comptabilisation des proratas de TVA. Cela simplifie considérablement le travail des équipes comptables et garantit une précision accrue dans les opérations financières.
- Comptabilité analytique :
YOOZ permet également une gestion détaillée de la comptabilité analytique, facilitant l’imputation des dépenses sur les différents centres de coûts. Cette fonctionnalité est essentielle pour une entreprise comme Mutualité Française Alsace, où la gestion des coûts par activité est primordiale.
- Fluidification des validations :
La solution a également amélioré le processus de validation des factures, rendant le flux de travail plus fluide et plus rapide. Les validations, qui pouvaient auparavant être un goulot d’étranglement, sont désormais réalisées de manière plus efficace, permettant une meilleure gestion du temps et des ressources.
Grâce à la solution YOOZ, Mutualité Française Alsace a non seulement résolu les problèmes posés par leur ancienne solution, mais a également gagné en efficacité et en conformité. L’expérience de Christophe Sprinnhirny illustre parfaitement comment une transition bien planifiée vers une solution de dématérialisation peut transformer les opérations d’une entreprise, préparant le terrain pour un futur numérique plus efficient et aligné sur les exigences légales à venir.
La facture électronique vue par l’intégrateur
La vision de l’utilisateur est cruciale pour appréhender les enjeux de la dématérialisation des factures, mais qu’en est-il des aspects sous-jacents de ce processus ? Pour éclairer cette question, nous avons interrogé Timothy Estanove, expert en solutions de dématérialisation de factures. Avec une approche pragmatique, il nous présente les trois principaux avantages de cette transformation :
« Comme vous le savez, la réforme de la TVA approche à grands pas et elle est inéluctable (Voir notre article sur l’obligation légale de la facture électronique) . Cependant, il ne faut pas la percevoir comme une contrainte. Prenons du recul et examinons ensemble comment cette réforme peut vous être bénéfique », explique Timothy Estanove.
Avantage numéro 1 : Un Pas de plus vers la transformation numérique de votre entreprise
La dématérialisation des factures constitue une étape cruciale vers la transformation numérique. Les processus internes et la communication sont renforcés et fluidifiés, permettant une centralisation et une exploitation optimale des données. La numérisation des flux documentaires simplifie les échanges et améliore l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
Avantage numéro 2 : des gains d’automatisation
Les logiciels de facturation jouent un rôle essentiel en limitant les erreurs et en assurant la conformité des données. « L’automatisation permet le préremplissage des champs de la facture, l’intégration avec les outils internes et la mise en place d’un circuit de validation informatisé », précise Timothy. Cette automatisation libère les employés des tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Avantage numéro 3 : des économies réalisées en optant pour une solution de dématérialisation de facture
L’usage d’un logiciel de dématérialisation de factures a un impact positif sur les coûts opérationnels. « L’affranchissement et l’archivage deviennent numériques, les temps de traitement sont raccourcis et les risques d’erreur sont limités », souligne Timothy. En réduisant les coûts liés à la gestion physique des factures, les entreprises peuvent réaliser des économies substantielles tout en améliorant leur efficacité.
Il insiste sur l’importance de se préparer dès maintenant à cette réforme pour en tirer tous les bénéfices possibles. L’intégration de ces nouvelles technologies ne doit pas être vue comme un simple changement administratif, mais comme une opportunité de transformation profonde et bénéfique pour l’entreprise.
Ainsi, l’expertise de Timothy Estanove met en lumière les nombreux avantages de la dématérialisation des factures, en renforçant non seulement la conformité et l’efficacité, mais aussi en ouvrant la voie à une transformation numérique complète et réussie
La facture électronique vue par l’éditeur
Pour clore notre série d’intervention sur la dématérialisation des factures, nous avons naturellement rencontré notre partenaire Yooz. Adrian Crespy, directeur commercial de Yooz, nous a partagé ses insights sur la réforme de la facture électronique, un sujet d’une importance cruciale pour les entreprises.
Passage à la facture électronique : mode d’emploi
Pour réussir la transition vers la facture électronique, il est crucial de suivre des étapes clés. Cette transformation ne concerne pas uniquement le service comptabilité, mais touche l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise : services annexes, fournisseurs, clients, partenaires. Comme l’explique ADRIAN CRESPY, ce changement global nécessite une préparation minutieuse et une coordination efficace.
Tout d’abord, il est important de comprendre les enjeux et les bénéfices de la facture électronique, tels que la réduction des coûts, l’amélioration de la traçabilité, et la conformité aux réglementations. Ensuite, il faut impliquer toutes les parties prenantes, internes et externes, afin de garantir une adoption harmonieuse et sans heurts. La mise en place d’une solution technologique adaptée est également primordiale, tout comme la formation des équipes à son utilisation.
Nous vous présentons ici les 6 étapes principales pour réussir votre transformation numérique. Ces étapes incluent l’analyse des besoins spécifiques de votre entreprise, le choix de la solution technologique, la planification de la migration, la formation des utilisateurs, la mise en place de tests et, enfin, le déploiement et le suivi de la nouvelle solution. En suivant ces étapes, vous pourrez non seulement vous conformer aux exigences légales, mais aussi optimiser vos processus et renforcer vos relations avec vos partenaires commerciaux.
Passage à la facture électronique : les 6 étapes clés
Création de l’équipe projet :
- Formation de l’équipe : Identifiez les collaborateurs pertinents et les plus motivés pour les désigner en tant que référents numériques sur le projet de facture électronique.
- Définition des missions : Cette équipe sera chargée de définir les objectifs, de réaliser le diagnostic de l’entreprise, d’établir la feuille de route pour toutes les parties prenantes, et de répartir les tâches.
“Généralement, l’équipe projet est souvent composée d’un collaborateur du service comptable qui peut apporter une vision 360 des procès de facturation et d’encaissement de l’entreprise accompagnés par des représentants d’autres services impactés par cette transformation digitale comme par exemple le service commercial, la production…” précise Adrian CRESPY.
Étude d’impact de projet de dématérialisation de facture :
- Anticipation des changements : Évaluez les impacts potentiels sur l’ensemble de l’entreprise. Cette analyse permettra de définir le périmètre du projet et d’identifier toutes les parties prenantes.
Sélection de professionnels pour l’accompagnement :
- Consultants spécialisés : Si nécessaire, faites appel à des experts-comptables, cabinets de conseil, ou intégrateurs pour faciliter la transition. Ils vous aideront à :
- Élaborer un planning réaliste.
- Maîtriser rapidement les flux à dématérialiser.
- Répondre à vos questions.
- Soutien en aval : Ces professionnels assureront la maîtrise d’ouvrage en fin de projet.
Analyse des flux existants :
- Cartographie des processus : Identifiez et documentez les flux actuels, incluant les factures entrantes et sortantes.
- Identification des parties prenantes : Définissez le rôle de chaque partie prenante (réception, validation, contrôle, etc.).
- Mise en place des statuts de factures : Préparez l’implémentation de statuts obligatoires pour les factures telles que « déposées », « rejetées », « refusées », « encaissées ».
Identification des écarts :
- Analyse des écarts : Évaluez les différences entre votre système actuel et les exigences légales.
- Analyse des données et litiges : Déterminez comment analyser les données et gérer les litiges. Ce processus conduira à la création d’un cahier des charges détaillant les besoins spécifiques de votre entreprise.
Choix d’une solution informatique adaptée :
- Utilisation du Portail Public de Facturation : La loi impose l’utilisation de ce portail pour l’émission et la réception des données.
- Sélection d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : Cette plateforme doit :
- Automatiser au maximum les tâches.
- Assurer la conformité et le respect des obligations légales.
- Offrir un contrôle avancé des documents.
- Avantages d’une plateforme Cloud telle que YOOZ :
- Intégration facile aux diverses applications métiers.
- Mise à jour automatique selon les évolutions légales.
- Accessibilité en permanence et en temps réel depuis tout support.
- Sécurité informatique de haut niveau.
Prenez contact avec nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transformation essentielle. Nos experts sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous guider dans chaque étape du processus. Ensemble, faisons de la dématérialisation de vos factures un succès retentissant !
