Les obligations et enjeux de la réforme de la facturation électronique

La RFE impose des obligations à plusieurs niveaux :

• Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent émettre, recevoir et archiver leurs factures sous forme électronique via des plateformes agréées par l’administration fiscale.
• La transmission des factures électroniques devra passer par le Portail Public de Facturation (PPF) ou par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
• La dématérialisation doit permettre la traçabilité des factures en temps réel, le contrôle des flux financiers et l’automatisation des échanges de données avec l’administration fiscale.

Les bénéfices attendus pour les entreprises incluent une simplification des processus comptables, une meilleure gestion des flux de trésorerie, et une optimisation des délais de paiement. Pour autant, la mise en place d’un tel dispositif ne s’improvise pas et nécessite une préparation rigoureuse. Voyons ensemble les étapes clés pour réussir cette transition vers la facturation électronique.

Étape 1 : Constituer une équipe projet dédiée

La première étape pour une transition réussie vers la facturation électronique est de créer une équipe projet interne. Ce groupe de travail sera en charge de piloter la transformation et devra inclure des collaborateurs de différents services, dont la comptabilité, la finance, l’informatique, et les services opérationnels. Identifiez également des référents motivés et sensibilisés aux enjeux de la dématérialisation.

Cette équipe aura plusieurs missions essentielles :

• Définir les objectifs du projet (ex. : mise en conformité avec la loi, automatisation des processus).
• Effectuer un diagnostic initial pour comprendre où en est l’entreprise en matière de gestion des flux financiers.
• Élaborer une feuille de route claire, avec une répartition des tâches entre les membres.
• Identifier les parties prenantes internes et externes (fournisseurs, clients, prestataires de services numériques).

Étape 2 : Effectuer une étude d’impact approfondie

Passer à la facturation électronique ne se limite pas à choisir un outil. Il est essentiel d’anticiper l’impact global de ce changement sur l’entreprise, tant au niveau organisationnel que technique. Une étude d’impact permettra d’identifier les différents axes à prendre en compte pour réussir la transition.

Cette étude devra aborder plusieurs points clés :

• Quels seront les processus internes et externes affectés ? (réception, validation, émission des factures, gestion des litiges, etc.)
• Quels services sont concernés en priorité ? (comptabilité, service achats, service commercial, etc.)
• Quel sera l’impact sur les flux de trésorerie ? Quels délais de traitement seront améliorés ?
• Quelles sont les compétences nécessaires en interne ? Faut-il prévoir des formations spécifiques ?

Cette analyse approfondie vous aidera à définir le périmètre du projet et à identifier les défis à relever. Cela permettra également d’établir une liste des ressources (humaines, financières, techniques) à mobiliser pour garantir une transition fluide.

Étape 3 : S’entourer de professionnels pour un accompagnement expert

Même si l’équipe projet interne est bien constituée, il peut être pertinent de s’entourer de professionnels pour vous guider dans cette transformation. Faire appel à des experts comme des comptables, des intégrateurs de solutions numériques ou des consultants spécialisés dans la dématérialisation vous assurera une mise en place optimale.

Ces professionnels vous apporteront leur expertise à différents niveaux :

• En amont, ils vous aideront à évaluer vos besoins, établir un calendrier réaliste, et répondre à vos questions techniques.
• Pendant la transition, ils assureront le bon déroulement du projet et veilleront à ce que toutes les étapes soient réalisées dans les temps.
• En aval, ils pourront vous accompagner sur la gestion des aspects techniques liés à la facturation électronique (paramétrage des outils, suivi des flux financiers, etc.).

Grâce à leur expérience, ils sauront anticiper les points de blocage potentiels et vous apporter des solutions concrètes pour une transition fluide vers la dématérialisation des factures.

L’implication de l’équipe dirigeante sera cruciale à cette étape, car la dématérialisation impactera l’ensemble de l’organisation. Le soutien de la direction permettra de donner du poids à cette équipe et de mobiliser l’ensemble des collaborateurs.

Étape 4 : Cartographier les flux financiers existants

Avant de basculer vers la facturation électronique, il est indispensable de faire un état des lieux des flux financiers actuels de l’entreprise. Cela implique de cartographier l’ensemble des processus liés aux factures, qu’il s’agisse de factures entrantes ou sortantes.

Voici comment procéder :

• Identifiez et décrivez les flux financiers actuels : réception, validation, émission, archivage des factures.
• Recensez toutes les parties prenantes internes et externes impliquées dans le processus de facturation.
• Définissez les statuts obligatoires pour vos factures électroniques : factures déposées, rejetées, refusées, encaissées.

Cette cartographie vous permettra d’anticiper les changements nécessaires pour intégrer la facturation électronique et de vous assurer que tous les acteurs concernés seront informés et formés à ces nouvelles procédures.

Étape 5 : Identifier les écarts et les besoins spécifiques

Une fois les flux financiers analysés, vous devrez mesurer les écarts entre votre système actuel et les exigences de la facturation électronique. Cette analyse vous permettra de définir les ajustements à effectuer et d’établir un cahier des charges précis.

Quelques questions à vous poser à cette étape :

• Quelles sont les informations obligatoires à fournir dans vos factures électroniques ?
• Votre système actuel est-il capable de gérer ces nouvelles exigences ?
• Comment allez-vous traiter les litiges ou les factures non conformes ?
• Avez-vous les outils nécessaires pour analyser les données financières issues des factures électroniques ?

Cette phase d’analyse vous permettra d’ajuster vos processus internes et de garantir une conformité totale avec les obligations légales.

Étape 6 : Choisir une solution informatique adaptée

La dernière étape consiste à choisir une solution informatique qui répond à vos besoins et aux obligations de la RFE. Vous devrez utiliser le Portail Public de Facturation pour l’envoi et la réception de vos factures électroniques, mais vous pouvez également opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour simplifier et automatiser le processus.

Les avantages d’une plateforme de dématérialisation sont nombreux :

• Automatisation des tâches administratives liées aux factures.
• Conformité avec les obligations légales et fiscales.
• Sécurisation des données grâce à des technologies de pointe.
• Accessibilité en temps réel et en toute mobilité grâce à une solution cloud.
• Intégration facile avec vos logiciels métiers existants.

Cette solution vous permettra de gagner en efficacité, d’optimiser vos processus comptables, et de garantir la conformité de vos factures avec la réglementation en vigueur.

Focus sur les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP)

Le rôle des PDP est central dans le processus de facturation électronique. Il s’agit de plateformes agréées par l’État, qui sont responsables de la transmission et de la réception des factures électroniques en conformité avec les exigences fiscales. En complément du Portail Public de Facturation, ces plateformes permettent une automatisation poussée des processus de facturation, offrant ainsi aux entreprises un gain de temps et une réduction des erreurs humaines.

La liste des opérateurs candidats est disponible sur le site de l’administration fiscale. Ces opérateurs doivent répondre à des critères stricts en termes de sécurité des données, de conformité légale et de performance technique. En choisissant une PDP, vous vous assurez d’être en conformité avec la réglementation tout en optimisant vos processus internes. Le groupe Althays a choisi de travailler avec l’éditeur de solution de dématérialisation de facture YOOZ, partenaire du groupe depuis 5 années.

Prenez contact avec nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transformation réglementaire. Nos experts sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous guider dans chaque étape du processus. Ensemble, faisons de la dématérialisation de vos factures un succès retentissant !