Facture électronique, comment bien vous préparer ?

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La mise en place de cette technologie est en premier lieu motivée par la lutte contre la fraude à la TVA.

La loi a pour ambition de faire migrer toutes les entreprises de France assujetties à la TVA vers la facturation électronique. Mais qu’est-ce que la facture électronique ? C’est une facture émise, transmise et reçue sous un format numérique. Son format peut avoir différentes appellations (Factur-X, CII ou IBL) et sa structure répond des normes précises. En effet, 3 critères encadrent la facturation électronique :

• Authenticité : les informations concernant l’émetteur doivent permettre une identification rapide et précise
• Intégrité : le document ne peut être modifié ou supprimé
• Lisibilité : les informations contenues dans la facture doivent être complètes et facilement identifiables par le lecteur numérique

Ces factures transiteront par le Portail Public de Facturation qui a pour rôle de valider la conformité de la facture et extraire les informations requises utiles telles que la TVA. Cependant, afin de faciliter ce processus, les entreprises pourront choisir de faire appel à des Plateformes de dématérialisation Partenaires (PDP).

La facturation électronique comporte également un volet « e-reporting » lors de cas particuliers ou avec des acteurs étrangers. Mais cela est aussi valable pour les entreprises internationales ayant des relations commerciales en France.

Le calendrier

Au 1^erseptembre 2026 : obligation de recevoir des factures électronique pour tous et d’émettre pour les grandes entreprises et ETI;

1er septembre 2027 pour l’émission des TPE/PME et micro-entreprises. Il faut en profiter pour préparer son entreprise sans attendre.

L’ancien calendrier, prévoyait un déploiement à partir 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, en 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et 2026 pour les autres.

La facturation électronique devenant une obligation légale, de fait, son manquement engendrera des sanctions. Des pénalités seront par exemple appliquées en cas de non facturation électronique : 15 euros par facture avec un plafond annuel fixé à 15 000 euros par an. De même, l’absence d’e-reporting sera amendable à hauteur de 250 euros par facture et plafonné à 15 000 euros par an.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Loin de n’être qu’une contrainte pour les entreprises, la mise en place de cette technologie est une opportunité pour les entreprises d’accroître leur productivité et la rentabilité de leur activité comptable.

L’avantage est tout d’abord économique : le coût moyen de traitement d’une facture est de 12.25 euros pour une facture papier et de 0.45 euros pour une facture électronique. La réduction de coût permettra à l’entreprise de réallouer le budget sur des postes qui lui sont plus profitables. Cette réduction de coût de traitement est aussi étroitement liée à une réduction du temps de traitement par les collaborateurs : les comptables passent en moyenne 30% de leur temps à saisir manuellement des factures. Cela signifie qu’ils pourront se consacrer à leur cœur de métier et à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par conséquent, les collaborateurs auront un gain de qualité du travail et de motivation pour leurs missions, pour qui cela sera peut-être l’occasion d’évoluer et exprimer pleinement leur potentiel.

Le second bénéfice pour les entreprises est l’amélioration de la relation client-fournisseur car elle permet un suivi clair et une traçabilité qui évitent les litiges de non réception et permettent également d’anticiper les paiements.

Cette traçabilité permet également de faire gagner un temps précieux en fluidifiant le travail de manipulation de ces factures post-réception. En effet, grâce à l’archivage numérique les documents peuvent être trouvés en quelques clics ou grâce à des mots-clés via une barre de recherche. Cela assure également une tranquillité en cas de contrôle fiscal ou d’audit.

Enfin, la facturation électronique offrira une amélioration de la qualité de pilotage pour les dirigeants d’entreprises. La visibilité donnée par le process les aidera dans leurs missions d’analyses et la prise de décision plus éclairée après les clôtures ou dans des situations spécifiques.

Quels sont les éléments à prévoir pour réussir le projet ?

Afin de bénéficier au mieux de tous les avantages de cette réforme et de réussir la conduite du changement, certains points doivent être anticipés.

L’un des points-clés est l’impact sur les ressources humaines et les compétences des collaborateurs. Tout d’abord le changement de leur mission doit être accompagné, il s’agit de faire le point sur la charge de travail qui leur sera retirée et la remplacer par des tâches à plus fortes valeur ajoutée nécessitant des compétences dont ils ne disposent pas encore. Des besoins en formation peuvent émerger, parfois aussi des inquiétudes et il est important de les considérer et de les traiter. Ce changement de mission implique également une plus grande responsabilité en termes de sécurité des données. Dans toute digitalisation de processus, la faille reste le plus souvent l’humain. Il sera donc nécessaire de sensibiliser vos collaborateurs sur les risques mais aussi les bons réflexes en cas d’attaque ou de soupçon.

Le second point à anticiper est tout simplement le projet et la conduite du changement car il représente une charge de travail supplémentaire pour les collaborateurs de l’entreprise, en plus de leurs missions habituelles. Le management sera donc une composante prépondérante dans le succès de la transition. Il est donc important de structurer le projet, avoir une vision claire de son déroulement, de son pilotage et des ressources allouées.

Comment passer à la facturation électronique ?

Pour gérer ce changement, voici des étapes-clés qui vous aideront à structurer votre démarche.

1. Créer une équipe projet : identifiez les collaborateurs concernés ainsi que les plus motivés afin de les placer comme référents numériques. Cette équipe aura pour mission de définir les objectifs, effectuer le diagnostic de l’entreprise, établir la feuille de route de toutes les parties prenantes et aussi d’effectuer la répartition des tâches.
2. Effectuer une étude d’impact : il s’agit d’anticiper tous les changements que cela va apporter à travers toute l’entreprise. Ce travail permettra d’établir le périmètre du projet mais aussi toutes les parties prenantes.
3. Choisir des professionnels pour vous accompagner : en cas de besoin et pour faciliter la transition, entourez-vous de professionnels type experts comptables, cabinets de conseils ou intégrateurs qui sauront vous accompagner efficacement dans l’atteinte de vos objectifs. En amont, ils vous aident à élaborer un planning réaliste, maîtriser rapidement les flux à dématérialiser et surtout, répondre à vos interrogations. En aval du projet, ils sont présents pour assurer la maîtrise d’ouvrage.
4. Analyser les flux existants : prenez conscience de la transformation de processus à effectuer. La première étape consiste à cartographier les flux actuels que cela soit pour les factures entrantes et sortantes. La seconde est d’identifier toutes les parties prenantes et le rôle de chacune : réception, validation, contrôle, etc. Enfin, la dernière étape est d’anticiper la mise en place de statuts obligatoires pour vos factures. Il s’agit donc de définir pour votre entreprises les factures « déposées », « rejetées », « refusées, « encaissées ».
5. Identifier les écarts : cette démarche vous permet également de mesurer les écarts entre votre système actuel et les informations ou mentions obligatoires à fournir. Il est également important à cette étape de se poser la question de l’analyse : comment analyser les données mais aussi les litiges. Ce travail donnera lieu à un cahier des charges qui exprimera les besoins précis de votre entreprise.
6. Choisir une solution informatique adaptée : quel que soit le processus digital, la loi impose l’utilisation du Portail Public de Facturation pour l’émission et la réception de vos données. En complément il vous est possible de vous équiper d’un outil digital agrée pour faciliter ce travail : la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Le rôle de cette plateforme sera d’automatiser au maximum les tâches, d’assurer les aspects de conformité et de respect des obligations légales ainsi qu’un contrôle avancé des documents. Une plateforme Cloud vous permettra d’être facilement intégrée aux diverses application métiers, sera toujours actualisées aux évolutions légales, sera accessible en permanence et en temps réel depuis tout support et comportera un aspect cybersécurité hautement performant.

En conclusion, le passage à la facturation est une étape obligatoire à traiter dans les 2 prochaines années pour les TPE et PME et c’est un délai raisonnable pour mener une conduite du changement réussie au sein de votre entreprise et de bénéficier au maximum des avantages de cette technologie. La réussite de ce projet est étroitement liée au management de la transition, l’anticipation des impacts sur les ressources humaines et le système d’information mais aussi sur le travail à effectuer pour atteindre les objectifs fixés. Afin de sécuriser cette transition numérique, le Groupe Althays peut vous conseiller et vous accompagner dans la réalisation de ce projet pour préserver la charge de travail et la charge mentale de vos équipes mais aussi pour faciliter la transition avec un changement fluide, efficace et répondant le mieux à vos besoins. Découvrez notre solution de dématérialisation de facture ici