Ecly | Parole d’Expert : la dématérialisation des factures papier [5 min]

La dématérialisation des factures a le vent en poupe. La technologie nous permet d’accomplir ce qui n’était encore pas envisageable hier. La crise sanitaire que nous traversons et la mise en place du télétravail pour une grand nombre d’entreprises tendent vers une digitalisation des processus internes et impacte la fluidité de l’activité comptable, le service névralgique de l’entreprise.

Fluidification des workflow, gain d’espace, gain de temps, réduction des coûts… Les avantages générés par la dématérialisation des factures sont nombreux… De quoi inciter plus d’une entreprise à passer à la dématérialisation comptable. De plus depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous le format électronique à leurs clients et à l’horizon 2025 la dématérialisation des factures deviendrait obligatoire.

Dans ce 1er article de notre série « Regard d’expert », nous donnons la parole à Christophe Rossignol. Consultant Finance, Christophe conseille et déploie les solutions Finance chez nos clients. Sa longue expérience nous permet d’obtenir une vision passée, présente et future des fonctions comptables tout en gardant un regard objectif.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Christophe Rossignol : « Une définition simple qui peut en être donnée est la digitalisation du cycle de vie de la facture. Certes, mais encore vous allez me dire ? Cela signifie zéro papier. Votre facture est (dé)matérialisée par un document numérique, de sa création à son archivage en passant par son envoi et son traitement. Les interventions humaines sont limitées au maximum grâce à une saisie automatique (et sans erreur !) des données et un flux d’information entièrement intégré dans le logiciel. Les tâches sont principalement du contrôle d’information et des décisions de validation puisque le paramétrage de la solution aura été fait en amont de l’installation ».

Il fût un temps où la dématérialisation des factures n’existaient pas…

Christophe Rossignol : « Avant, les factures fournisseurs arrivaient à la comptabilité ou au service courrier et circulaient dans un dossier / parapheur de viseur en viseur, de service en service jusqu’à un retour au service comptable. La durée moyenne des traitements d’une facture de la réception jusqu’au paiement pouvait aller jusqu’à 8 jours ».
Le processus engendrait une perte de temps, une méconnaissance du statut d’avancement de la facture dans le circuit de validation, un retard dans l’enregistrement comptable ou dans le paiement, et parfois une perte pure et simple du document.
Les premières solutions de dématérialisation mises en place il y a quelques années étaient réservées à une élite d’entreprise car l’investissement était très élevé dû essentiellement à un lourd paramétrage. A l’époque la technologie d’OCR, utilisée actuellement pour simplifier l’exécution de tâches administratives courantes, n’existait pas. Il fallait paramétrer autant de masques de factures qu’il y avait de fournisseurs. La transition digitale des entreprises françaises s’accélère, les procédés numériques prennent légitimement leur place au sein des entreprises. En 2020, la part des entreprises récemment équipées (moins de 3 ans) d’au moins une solution pour dématérialiser fiscalement les factures est de 72 % contre 43 % en 2018.

S’agissant de dématérialisation des factures, nos comptables seraient-ils des irréductibles ?

Le mot d’ordre des métiers liés à la finance est « EQUILIBRE ». Cette notion d’équilibre impacte très largement l’ensemble des ressources de l’entreprise et des décisions stratégiques. La santé de l’entreprise résulte dans cette recherche constante d’équilibre. Depuis quelque temps la notion d’équilibre comptable est associée à la notion de « rapidité », l’information juste et au bon moment. La dématérialisation des factures sortantes et entrantes contribue fortement à ce phénomène de « la bonne information en temps réel ». Aujourd’hui tout doit aller plus vite.

L’augmentation de la vitesse de traitement des factures, couplée à la réduction du temps de traitement et du risque d’erreur est l’adéquation parfaite en comptabilité. Le coût du traitement manuel des factures est multiple et ne se limite pas à l’aspect financier mais touche directement la productivité des collaborateurs.
Savez-vous combien vous coûte une facture manuelle ? Probablement bien plus cher que ce que vous imaginez. La raison de cette inertie ? La résistance au changement : comportement naturel, plus ou moins ancré chez certaines entreprises et qui peut parfois se révéler fatal. La dématérialisation des factures, n’a d’abord été qu’un effet de mode mais désormais le phénomène s’intensifie et les dernières études ont indiqué qu’un tiers des entreprises ont désormais recours à cette technologie et que cette part est croissante. Ce qui signifie que vos concurrents ont peut-être déjà, ou vont avoir, un avantage concurrentiel sur vous et bientôt vous risquez de voir votre compétitivité baisser à cause de ce facteur.
Combien de process dans votre chaîne de valeur sont dépassés de la sorte parce que cela reste une zone de confort ? La conduite du changement est un challenge auquel doit se confronter tout DAF ou dirigeant d’entreprise afin d’en assurer la pérennité. Il n’est pas concevable de rester figé dans un environnement qui évolue sans cesse et de manière particulièrement accéléré ces dernières années.

Quel logiciel choisir pour dématérialiser ses factures pour une pme ?

Les critères de choix d’un logiciel de dématérialisation des factures ne sont pas exhaustifs et relèvent plutôt de l’intégrateur. En effet, ce n’est pas tant le choix du logiciel qui importe mais la structure qui va vous aider à paramétrer la solution de facturation afin de générer un minimum de dérangement. Ce changement majeur doit être accompagné par des experts de la solution et idéalement de votre secteur d’activité afin de saisir pleinement vos problématiques métiers ou organisationnelles. Les process décisionnels liés à ce changement doivent être cohérents et s’intégrer facilement dans le fonctionnement de l’entreprise.
Aujourd’hui, les logiciels de dématérialisation des factures possèdent tous une technologie assez avancée et les différences entre eux sont affinées par des algorithmes. Les critères de choix vont donc plutôt être d’ordre esthétique tels que l’ergonomie et la facilité d’utilisation ou de prise en main pour le collaborateur, le degré de personnalisation de la solution ou encore la facilité à le connecter à votre logiciel principal type ERP ou CRM. Et c’est exactement le cœur de notre métier : vous garantir la solution la plus adaptée à votre besoin et la personnaliser avec vous afin de l’intégrer à votre entreprise avec un minimum de gestion du changement.

Des questions sur la dématerialisation des factures ?